Ketelitian, Senjata Seorang Kasir

ujungkelingking - Bekerja sebagai kasir di sebuah perusahaan besar tenyata gampang-gampang susah. Gampang, karena pekerjaannya "hanya" menerima invoice, lalu menge-cek keabsahannya (sudah ada sistem yang online), mengajukan ke pimpinan untuk dibayar, lalu melakukan pembayaran pada tanggal yang ditetapkan pimpinan, dan kemudian mencatatnya di excel pribadi. Selesai.

Namun, di sisi lain ada hal-hal complicated yang harus dimiliki bila kita bekerja di dalam bidang ini, yaitu kerapian dokumen, pelayanan yang cepat, keramahan dan, kecermatan. Yang disebut terakhir inilah yang saya seringkali "lolos".

Seperti yang terjadi pada pagi hari ini. Saya kehilangan dokumen yang seharusnya sudah dibayar awal Juni kemarin. Saya baru menyadarinya ketika supplier yang bersangkutan menanyakan tentang tagihan outstanding mereka. Pikir punya pikir, saya pun sampai pada kesimpulan kalau invoice tersebut terselip ke dalam tagihan-tagihan yang lain. Inilah yang sejak tadi membuat pening kepala. Bisa membuat susah tidur, nih! Sebab, kalau judulnya adalah "terselip", maka dibutuhkan sekeranjang keajaiban untuk dapat menemukannya kembali. Maklum, dalam satu bulan ada sekitar 400-500 invoice yang masuk. Ibarat mencari jarum dalam jerami.

Kalau sudah terselip seperti ini, saya selalu bingung harus mulai melakukan tracking dari mana. Bila diibaratkan bermain teka-teki, maka clue yang ada adalah nol.

• Saya tidak tahu apakah tagihan tersebut terselip pada supplier yang sama atau tidak?
• Saya tidak tahu apakah tagihan tersebut terselip pada tagihan yang sudah terbayar atau yang belum? (Bila sudah terbayar, berarti dokumen berada di pabrik. Kantor kami berbeda dengan pabrik).
• Saya juga tidak tahu apakah tagihan tersebut terselip pada bulan yang sama atau bulan sebelumnya? (Mengingat konfirmasi yang masuk sudah lebih dari setengah bulan).
• Saya juga tidak tahu tagihan tersebut rencananya akan dibayar pada bank yang mana? (Kami punya 5 akun untuk pembayaran dalam bentuk valas).

Sebenarnya, untuk mengatasi masalah seperti ini ada solusi yang lebih mudah. Yaitu, saya tinggal meminta pada supplier yang bersangkutan untuk menerbitkan invoice-nya kembali (atau paling tidak copy-nya) dan kami akan membayarnya berdasarkan itu. Namun sebelum itu saya harus menghadap pimpinan untuk menjelaskan hal tersebut. Inilah yang saya tidak sukai. Menunjukkan betapa teledornya saya. Huft! :'(

Sejak awal saya sudah bertekad untuk tidak akan memakai cara ini sebelum cara pertama -pencarian secara manual- dilakukan. Dan dengan terpaksa akhirnya saya harus merepotkan rekan kerja yang berada di pabrik untuk mencarikannya, secara manual tentunya, sementara saya juga melakukan pencarian di sini.

Dan...

Alhamdulillah wa syukurillah, baru saja, tagihan tersebut ketemu. :) :) Bagi saya, ini benar-benar keajaiban setelah beberapa jam yang lalu saya mencarinya dengan rasa pesimis yang besar, hehe...

Saking senangnya, saya langsung mempostingnya ke dalam tulisan saya. Hm, akhirnya bisa tidur nyenyak nanti malam.

Pesan moralnya: telitilah sebelum membeli. #Lho?

#edisibingungposting

Written by: Pri Enamsatutujuh

UJUNGKELINGKING, at Monday, June 24, 2013